Politique de Confidentialité

1. Introduction

Chez Kéolease, nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité décrit les informations que nous collectons à votre sujet, comment nous les utilisons, les partageons et les protégeons, ainsi que les choix dont vous disposez concernant ces données.

La présente politique s'applique aux données personnelles collectées par Kéolease SAS, dont le siège social est situé au 60 rue Constantin Pecqueur, 95150 Taverny, France, via notre site web, nos formulaires de contact, lors de la formation d'un contrat ou dans le cadre de nos échanges commerciaux.

2. Responsable de traitement et délégué à la protection des données

Kéolease SAS agit en qualité de responsable du traitement des données personnelles que vous nous communiquez.

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) à l'adresse suivante : privacy@keolease.fr ou par courrier à l'adresse de notre siège social.

3. Données personnelles collectées

Nous collectons différents types de données personnelles selon les interactions que vous avez avec nos services :

3.1 Données que vous nous fournissez directement

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone
• Données professionnelles : nom de l'entreprise, taille de l'entreprise, fonction, adresse professionnelle
• Données contractuelles : détails des services demandés, historique des contrats, préférences de véhicules
• Données de communication : contenu des messages, demandes, questions ou réclamations que vous nous adressez
• Données de paiement : coordonnées bancaires (uniquement pour les clients ayant conclu un contrat)
• Données des conducteurs : informations sur le permis de conduire et antécédents de conduite (uniquement pour les personnes désignées comme conducteurs dans le cadre d'un contrat)

3.2 Données que nous collectons automatiquement

Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons collecter automatiquement :

• Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, réglage du fuseau horaire, types et versions des plug-ins du navigateur, système d'exploitation et plateforme
• Données de navigation : URL complète, parcours de navigation, produits consultés, termes de recherche utilisés, temps de réponse des pages, erreurs de téléchargement, durée des visites sur certaines pages, informations d'interaction avec les pages
• Données de localisation : informations approximatives sur votre localisation dérivées de votre adresse IP

3.3 Données provenant de tiers

Dans certains cas, nous pouvons recevoir des données vous concernant de la part de tiers :

• Partenaires commerciaux qui nous recommandent vos services
• Services publics pour la vérification de certaines informations (ex : validité du permis de conduire)
• Fournisseurs de services de vérification de crédit et de prévention de la fraude

4. Finalités et bases légales des traitements

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes, sur les bases légales indiquées :

5. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation ou des délais de prescription :

• Données des prospects : 3 ans à compter du dernier contact
• Données clients : pendant toute la durée de la relation commerciale, puis archivées avec accès restreint pendant 5 ans à des fins de preuve
• Données contractuelles : 10 ans après la fin du contrat à des fins comptables et juridiques
• Données de navigation : 13 mois maximum
• Logs de connexion : 12 mois

À l'issue de ces périodes, vos données sont soit supprimées, soit anonymisées pour des finalités statistiques.

6. Destinataires de vos données

Dans le cadre de nos activités et pour les finalités décrites ci-dessus, vos données personnelles peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes :

• En interne : nos collaborateurs autorisés (service commercial, service client, service administratif, service informatique)
• Nos sous-traitants : prestataires informatiques, hébergeurs, services de paiement, services d'emailing, prestataires de livraison des véhicules
• Partenaires commerciaux : concessionnaires automobiles, assureurs, services d'assistance, services d'entretien
• Organismes publics : administration fiscale, autorités judiciaires ou administratives (sur demande et dans les limites de ce qui est prévu par la réglementation)

Nous exigeons contractuellement de tous nos sous-traitants qu'ils respectent la confidentialité et la sécurité de vos données conformément à la réglementation en vigueur.

7. Transferts de données hors de l'Union Européenne

En principe, nous conservons vos données personnelles au sein de l'Union Européenne. Toutefois, certains de nos prestataires de services peuvent être situés en dehors de l'UE.

Dans ce cas, nous nous assurons que ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément au RGPD :

• Décision d'adéquation de la Commission européenne pour le pays destinataire
• Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
• Règles d'entreprise contraignantes pour les transferts au sein d'un groupe d'entreprises
• Mécanismes de certification ou codes de conduite approuvés

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en contactant notre délégué à la protection des données.

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé.

Ces mesures comprennent notamment :

• Chiffrement des données sensibles
• Contrôle des accès et authentification
• Sauvegardes régulières
• Tests de sécurité périodiques
• Formation et sensibilisation de notre personnel
• Procédures de gestion des incidents de sécurité

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les conditions prévues par la réglementation.

9. Cookies et technologies similaires

9.1 Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lorsque vous visitez notre site web. Il permet de stocker des informations relatives à votre navigation.

9.2 Types de cookies utilisés

Nous utilisons plusieurs types de cookies sur notre site :

• Cookies essentiels : nécessaires au fonctionnement du site (authentification, sécurité)
• Cookies fonctionnels : permettent d'améliorer l'expérience utilisateur (préférences, choix de langue)
• Cookies analytiques : mesurent l'audience et analysent les statistiques de trafic pour améliorer le site
• Cookies marketing : permettent le ciblage publicitaire et le suivi des conversions (soumis à consentement)

9.3 Gestion des cookies

Lors de votre première visite sur notre site, un bandeau vous informe de l'utilisation des cookies et vous permet de les accepter ou de les refuser. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en utilisant notre outil de gestion des cookies accessible depuis le pied de page de notre site.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour refuser tous les cookies ou vous alerter lorsqu'un cookie est déposé. Veuillez noter que certaines fonctionnalités du site peuvent ne pas fonctionner correctement si vous refusez les cookies essentiels.

10. Vos droits sur vos données personnelles

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou les compléter
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : faire supprimer vos données dans les conditions prévues par la réglementation
• Droit à la limitation du traitement : faire temporairement suspendre le traitement de certaines de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré pour les transmettre à un autre organisme
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données, notamment à des fins de prospection commerciale
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est basé sur votre consentement
• Droit de définir des directives post-mortem : concernant le sort de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse email privacy@keolease.fr ou par courrier à notre siège social.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) si vous estimez que le traitement de vos données constitue une violation de la réglementation : www.cnil.fr.

11. Prospection commerciale

Dans le cadre de notre relation commerciale, nous pouvons vous adresser des communications relatives à nos services :

• Si vous êtes client, nous pouvons vous envoyer des informations sur des services similaires à ceux que vous avez déjà souscrits, sur la base de notre intérêt légitime
• Si vous n'êtes pas client, nous ne vous enverrons de communications commerciales qu'avec votre consentement préalable

Vous pouvez à tout moment vous opposer à la réception de ces communications :

• En cliquant sur le lien de désabonnement présent dans chaque email
• En nous contactant par email à privacy@keolease.fr

12. Mise à jour de la politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique de confidentialité, notamment pour tenir compte des évolutions législatives et réglementaires, des pratiques de l'industrie ou des besoins de notre activité.

La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons par le biais d'un avis visible sur notre site ou, si vous êtes client, par email.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.

13. Contact et réclamations

Pour toute question, demande ou réclamation concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• Par email : privacy@keolease.fr
• Par courrier : Kéolease - Délégué à la protection des données, 60 rue Constantin Pecqueur, 95150 Taverny, France
• Par téléphone : 01 34 18 76 20

Nous nous engageons à répondre à toute demande d'exercice de droits dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.